如何策划一场高质量的外贸线下学习交流会

在外贸人中,那些能够给工作带来便利的技能总是很受青睐,譬如Google搜索能力,邮件撰写能力,SNS运营能力,建站推广能力等。是的,我当初选择外贸这个职业,现在也越来越喜欢它的原因之一就是不想处理复杂的人际关系,那样让我觉得很累。但是我现在发现,只是懂上面那些实用的技能并不能帮我把外贸做的很好,相反,我觉得我反而很容易失败。

我想,就算我身手已经达到炉火纯青的境界,我最多就是个厉害的soho自由人或者是个小公司的老板,公司肯定是做不大的。现在外贸soho是日趋艰难,靠一己之力实在是难有大气侯,很多soho都死在创业过程中那份难以忍受的寂寞绝望中。茫然,寂寞,无助,孤独,时不时的陷入绝望,这些在soho创业过程中一定会出现的心态很容易让soho一族慢慢出现内向,心态不稳定,甚至有些孤僻的性格,特别是一个人的soho,特别痛苦,所以能理解的人就知道,每一个soho都在找出路。

大部分的外贸人的职业规划都是希望最后有自己的一间外贸公司,然后当上老板,一年能赚个几百万,然后买房买车投资,过上比较惬意的生活。而这个职业规划的走向通常是先做外贸业务2-3年,再挑战管理岗位1-3年,然后自己SOHO创业,然后组建团队,然后扩大团队。有的人有钱,他可能会跳过自己soho这个阶段,直接组建团队,这样的风险还有压力显然是更巨大的。

大部分的外贸人都会经历一个人soho这个阶段,这期间的痛苦不言自明,所以有的男同胞很倾向找一个同是外贸人的妹纸,夫妻档,我觉得这样痛苦会好一些,至少凡事都有个商量。还有一部分人选择找合伙人,譬如表姐就属于这种,但是这就出现另外一个大家很关心的问题,合伙人怎么找?怎样才能找到合适的合伙人。这就需要我们走出去了,甚至需要把自己放在聚光灯下,足够勇敢的展示自己,然后吸引你的合伙人出现在你的身边。这就是我想今天给自己总结的,如何才能组织策划好一个高质量的外贸线下活动?因为表姐要组织兼职团队的线上线下工作交流会议及活动了,身负重担。

 

最近好像总是跟活动组织能力擦边,表姐物语群在招组织委员,为这事也是操碎了心。前几天,我的中国好室友的小妹去参加线下活动,大半夜的才回家,我给她等门,看她安全回家了,我就想撤了,最近失眠太严重,想早点休息这样,然后她跟我说要跟我谈下人生。然后在谈人生的过程中,她表示自己是不是太内向了。

因为她感觉在参加聚会时自己很尴尬,存在感很低,大家都聊的很欢,她感觉却插不上什么话,但是其实聊的那些行业工作技能她其实都知道,而且甚至比他们更厉害的。她觉得她想变得更加优秀,想让自己在活动中能够谈笑风生,但是又觉得我为什么要为别人的眼光改变自己,做自己就可以了。

然后又跟我说,她觉得那个组织活动的人情商很高,觉得人家很厉害。好吧,说这么多,都没有戳中我的痛点了,但是后面她来了句,我觉得她跟你情商一样高,都很厉害,我一听就很不以为然了。先简单总结一下她上次参加的那次线下活动的弊病:

 

1)、组织者太过于以自我为中心

这位组织者很擅长搞气氛,她全场串讲,把全场的焦点时刻都放在自己身上。而其中某个参与者一旦出来发表见解时,她就有意无意的巩固自己的地位,觉得“你那个其实没什么,或者说那个我也会的”,把焦点抢回来。我家小妹这么内向,到后面回来总觉得自己蛮憋屈,但是又找不到问题所在。

后面经过引导,她才发现问题,对,就是每次见面,她都感觉对方把自己压住,这位组织者总在潜意识里认为自己比对方厉害,内心瞧不起别人。这种心理其实是自恋的一种,我觉得也很正常,很多性格外向的人具有表达优势,但是有表达优势,擅长搞气氛别人就会喜欢你,就情商高,你就会成功?不是的,这是两种概念。

这是每个组织者都很容易犯的错误,我一开始也犯过,因为女王在3年前的时候参加我组织的爬山活动就感觉到了,她以一种让我舒服的方式跟我提了出来,一开始我隐隐有体会,但是不是那么深刻,再经历过多次的经验之后,我才能体会到这个的深意,真是令人讨厌的一个坏习惯啊。

 

2)、没有良好的引荐介绍

这次活动的主要参与对象还是朋友之间的聚会,这位组织者带来了三位男孩子,而这些男孩子,我家小妹一个都不认识,他们期间有人见过一面。这就对了,这场活动,没有认真的介绍环节。我家那个小妹说那位组织者的情商跟我一样高,我表示不服,然后我给举了个例子。在这次聚会中,小妹很内向,而且总希望别人能注重她的内涵,所以每次自我介绍就一两句带过,这次也是这样,这样也好,不吃教训怎么能学习成长。

简陋的自我介绍之后,她就被理所当然的忽略了,大家聊的很欢,剩下她尴尬的坐在一边,组织者也聊的忘形,嗨皮到不行。然后我就反问她,你还记得上次我们去见我的管理员Jane的时候,我是怎么帮你引荐的吗?然后给她时间想了下,然后接着说,我记得你也是那副德行,随便自我介绍了两句,就停了,然后我立马接话,说“这家伙总是这么低调,怕别人惦记她那点压箱宝的干货,其实这家伙很厉害的,我觉得我非常有必要帮她介绍一下“。

然后噼里啪啦的把你的优点都说出来了,然后收获的是,”哇,原来你这么厉害啊。”然后气氛就活跃起来了,然后你再次成为了全场的焦点,是不是感觉这和你朋友组织活动时是完全不同的两种感受,这就是情商需要修炼的地方,高情商不只是说会讲话,擅长搞气氛,而是她既会搞气氛,还很谦卑,会照顾到在场的每个人的心情,让对方感觉很舒服。

说完这个,我的目的终于达到了,嗯呐,你看,还是表姐会玩吧,哈哈哈。其他的就没有细讲,就简单分析以上两个吧,毕竟我没有参与这次活动,看不到活动进行的情况的。现在问题是该如何组织出一场高质量的活动呢,线下线上其实是一样的。

 

一.聚会前筹备

1、活动目的和定位

我的目的很简单,学习和交益友,酒肉朋友我肯定不交的。深圳这地方,大部分人都是举目无亲,谁都靠不上,要想干出点实事,能靠的就只有朋友。基于以上目的,所以我更加偏向于小规模的聚会,一般最多不超过十个人,因为只有这样,我才能照顾到每一个人感受,也能深入的了解到每一个人的需求,然后引导活动中的每一个人都敞开心扉,成为彼此的益友。

这个我是受益颇大的,现在能有的每一个成绩,其实都是得益于朋友的帮助。表姐现在的好友当中,都是来自表姐组织活动时认识的。一次聚会,收获了好些好友,我觉得很值。我想,只有我在认真花时间花心思在每个人身上,我才能收获别人的耐心和友谊。表姐的中国好室友就是群英会的成员,在这个有时候感觉有些冷漠的城市,她们给了我许多温暖。

在刚刚聚会完不多久,群英会的几个成员之间竟然就敢有经济来往,敢借钱给就见过一两次的人;公司没离岸账户,也敢把几万大洋直接打入见过一两次人的账户里帮代收,而且对方还为了安全起见,还设置了取款暗号,保护对方资金的安全。真是的,搞得我现在又有吹嘘的资本了。我要是组织活动,一定是为了收获这样的益友,而不是大家一起出去吃吃喝喝玩玩,结束了还是谁也不认识谁,都躺在对方的微信联系人里面成了僵尸联系人。

 

2、策划书撰写

这个策划书还是比较重要,必须列明这次聚会的主题是什么,聚会时会帮你解决什么难题,聚会后你能得到什么。这样目的比较明确,吸引聚会的人也是有共同问题的人,大家比较有共同语言。我觉得时间倒是不重要,重要的不是时间,而是聚会交流的质量,人员。这些确定了,大家比较熟悉了,时间大家可以商量。

没有策划书的活动最后都会归于平凡,本着严肃的态度去对待活动,你收获的也是别人的认真和严肃。表姐每次搞活动之前,策划书都是经历了初稿,二稿和终稿的,(当然一开始肯定不会这样,因为没经验嘛)思考到每一个细节,到时候活动真正开始了,才能看到从容不迫的组织者。你的活动才有吸引力,你的不认真虽然语言上可以掩饰,但是你的行为神态上是掩饰不了的,别人可以感受到的。

 

3、人员的确定

  •    把控质量

因为本着那样严肃的目的,所以人员方面就控制的比较严格,门槛会比较高,一般我不会去群里发聚会信息,初期当我还是个菜鸟的时候,我是关注群里,看哪位牛人厉害人品又不错的,然后邀请他来参加。你说他凭什么要来跟我一个菜鸟聚会交流啊,对啊,所以我为了解决这个问题,把自己的定位抓的比较准。我虽然没有聊一聊的价值,但是我可以做中间人啊,我把势均力敌的大神们聚到一起,让他们可以互相交流,然后我旁边偷师就可以了嘛。

首先是满足学习的目的,所以当时邀请的大多都是比我厉害的。其次是交益友,所以要耐心,在聚会之前,我一定确保自己了解了每个人的基本情况,还有优势,然后在聚会时方便切入话题。这个也比较关键,首先我喜欢搞的是沙龙性质的聚会,人员的数量还有质量直接关系到整个聚会的质量了。我现在的经验是,聚会 10 个人左右算是极限了,只能少不能多,多了组织者就心有余而力不足了。这是交流性质的聚会,如果是演讲性质的那就另外再算了。

 

 

  •     人员选择

人员的选择方面,我总体把握两个原则,一是男女对半的原则,另一个是每个阶段的人员都要有。男女对半原则是男女数量要一样,因为交流起来就知道,男女看问题的方向是不一样的。男的你会感觉他思路比较清晰,对大方向比较能够把握,也具有冒险精神。而女同胞更细心,而且在销售谈判的时候专业度会更高,但是总体格局没有男同胞大。

所以男女对半会对对方的思维冲击比较大。另一个是各个阶段的人员都要有。聚会不一定只是大神级别的人物。通常我找聚会会有精于营销的大神;还会有具备多年管理经验的外贸经理;具有潜力的外贸新人也是在考虑范围之内;还有具有冒险精神的老板;在创业的 SOHO;这样每个人的思维冲击是很可观的,因为每个人擅长的不一样。

前辈需要了解当今新人的想法以便可以与时俱进,管理起来也方便;擅长营销的大神思路都是不错的,但是谈判成单能力相比于专业的销售来说还是有区别的,管理就更别说了。SOHO创业的遇到的都是实操性问题,可借鉴力也很强。同时,每个阶段的人都有,也会保证聚会时不会冷场,不会有人感到没学到东西,败兴而归。

4、会前交流

确定好人员之后,我会把聚会的人员都放到一个群里,然后让彼此交流,这样避免聚会时大家没有共同话题,陌生感强。这个时间会有一个月左右。其实光这个时间的良苦用心安排就能看出我是多么严肃的在对待这件事了,而参与的人也的能感受到的,所以我们都很认真。

而在这一个月之内,我们可以设置一个主题让大家准备功课,然后上传电子档到群共享,或者单独私我,我检查是否真的做了功课,避免有人浑水摸鱼到聚会时向别人拿来主义。大家也可以先就这个资料在群内进行初步讨论,然后具体问题在会上讨论。这样一可以减少聚会时间,二可以增进彼此的距离

 

二、聚会细节准备

1、自我介绍环节很重要

这个介绍好不好,直接关系到后面活动的进行,这其实是很考验组织者的情商和组织能力的。前面也提到了,参与人员性格有别,外向的很省事,自动聚焦了,你只管听就好。但是内向的就需要组织者维护好秩序,好的组织者会在会前对每个参与人员的情况了然于心,一旦碰上内向的童鞋,组织者一定要引导,帮助他把最大的优势发挥出来,把聚光灯停留在他身上。这个时候,每个人都有自己的主角时间,好的组织者是让参与人员充分发挥潜力,感受到主角的光环与待遇的,而不是以自我为中心。

一般组织者都是话痨会说话的居多,切忌只顾自己说,忽略别人的感受。一场糟糕的聚会一定是大家各聊各的,坐在一起的就聊,擅长聊的也聊,隔得远的就一定是很少交流,大家同时都在说话,热火朝天,感觉气氛很热烈的样子,其实这是一场很失败的聚会,因为聊完之后感觉倍感空虚,啥也没收获,倒把饭钱用出去了。

这个自我介绍就是大家交流的过程,其实我觉得每个活动都需要有这个过程,哪怕纯粹去吃喝玩乐也是,要不然我跟个陌生人吃喝玩乐很没安全感的。

 

2、场地及座位细节

因为第一次见面,是为了能好好说话的,所以环境应该是安静为宜,咖啡厅什么的是最佳选择。不建议选餐厅,饭来了大家都顾着吃饭去了,而且过程中上菜啥的总有中途打扰的地方,所以交流性质的活动不应选饭点,应该像对待工作一样严肃我觉得。交流完了,再可以去吃个饭都行。

组织者应该坐在外面,一个是方便买单,而是方便遇到事情随时可以照顾到,这是个很贴心的举动,可以给参与者莫大的安全感。

 

3、聚会交流记录

做这个其实有些累的,但是不做也不行,做好记录可以帮助组织者集中精力,能够发现更细微的东西,及时的发现问题。这个对组织者的能力要求比较高,一边要串场一边要速记还有及时发现问题。

其次就是记录时可以就发言者某个观点及时提出问题,帮助发言者最大的做出最好的表达,避免内向者不善言辞的问题出现。不做记录的人总是能忽略别人说话的某些重点的,因为他的注意力不够集中,很容易就被某个事给分散了,参与者不做记录是可以的,但是组织者还是最好要做记录。

 

4、安全问题

如果组织者不能保证参与者的安全,那这种活动也是一次性活动,不会有人愿意来第二次了。其实大家聚个会,交个流,一起吃个饭,又不是户外活动,能有什么安全问题。其实我也是第一次听说,也算是开眼界了,但是如果一场聚会没有门槛,人员没有严格筛选,那自然什么人都可以来,说不定就有色狼什么的在场。不管男人女人,组织者都需要化身勇士,保护鲜花和嫩草不受到骚扰。

其次就是隐私问题,在里面大家敞开心扉,自然会有很多平时不愿意在公开场合说的话出来,所以在交流会上所有的谈论都需要斟酌之后在考虑是否可以传播出去。当然,开发客户技术什么的,我倒觉得没什么;重要的是涉及到公司产品及客户啥的一些商业机密,是要注意不要传播出去的。

 

三.聚会后准备

这个也比较重要,有经验的组织者我认为要做好以下两点:

1.在聚会后的 2 天之内,必须根据会议记录把聚会总结给写出来

2.鼓励聚会成员根据聚会时的表现写下自己的总结,也可以写出对他人善意的建议,这样可以知道自己在别人眼里的表现是怎样,帮助聚会成员做出更清晰的自我定位。(这个总结是自愿的,有人嫌麻烦不愿意写的你也没办法,最多下次聚会没有他的名单而已。现在表姐才知道,配合也是一种能力,越优秀的人越能和别人配合的很好,因为现在团队协作能力很重要。)

以上那些都是要在两天内完成的,时间久了就没气氛,而且大家也忘了。

 

这个聚会方案仅能做第一次聚会时用,这样的聚会有个特点是大家第一次见面没有陌生感,也容易打开心扉,分享时无顾虑。缺点是时间很长,聚会时间可以长达 12 个小时,而且大家还意犹未尽,不想走的感觉。如果熟悉之后,这个流程就不能这么用了,但是里面的很多思维是也可以利用到其他聚会中去的。

表姐记于2016年9月2日

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